SmartGED è il software di gestione documentale che ti permette di archiviare tutto...anche le preoccupazioni.
Cercare un documento in un archivio cartaceo può costare più di 100 euro1.
Il pacchetto SmartGED è un insieme di soluzioni informatiche che facilitano e ottimizzano la gestione delle pratiche d’ufficio. Dotarsi di SmartGED per le attività di gestione elettronica documentale permette di acquisire immediati e concreti vantaggi:
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accesso sicuro ai documenti da qualsiasi postazione della rete locale o dall'esterno (anche dal tuo smartphone)
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possibilità di effettuare ricerche semplici ed avanzate utilizzando differenti criteri di ricerca
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tracciatura delle modifiche ai documenti con possibilità di ripristinare versioni precedenti degli stessi
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sicurezza garantita dalla possibilità di assegnare permessi di lettura/scrittura a singoli utenti e/o gruppi su singoli documenti e cartelle
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predisposizione alla conservazione sostitutiva dei documenti2
SmartGED comprende inoltre due strumenti indispensabili per l'avvio del processo di eliminazione degli archivi cartacei:
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Posta elettronica certificata
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Firma digitale a valore legale
Certifica le tue mail aziendali. Tutto il resto potrebbe essere SPAM!
Un sistema di Posta Certificata è l’unico mezzo in grado di garantire al destinatario delle vostre e-mail che il mittente siete realmente voi. Vi sembra un dettaglio trascurabile? Continuate a leggere!
Il D.legge n. 185 del 29/11/2008 convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009 prevede che i liberi professionisti e le aziende debbano dotarsi di una casella di posta elettronica certificata rispettivamente entro uno o tre anni.
SmartGED mette in ordine la vostra azienda e anche la vostra corrispondenza elettronica, conferendole validità legale.
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Cosa significa certificata? Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. In questo modo la posta elettronica può essere considerata sotto tutti i punti di vista una raccomandata con ricevuta di ritorno. |
SmartGED: ci metterei la firma...digitale.
I rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, aziende e cittadini viaggiano verso una drastica semplificazione.
La Firma Digitale è un esempio di utilizzo della tecnologia informatica al servizio di cittadini ed imprese. Poter firmare digitalmente i proprio documenti ufficiali permette di snellire costi e tempi della burocrazia. Sono sempre più numerosi, inoltre, i bandi di gara della PA che richiedono obbligatoriamente la trasmissione dei documenti per via telematica con apposizione della firma digitale. SmartGED comprende tutto il necessario per dotare la tua azienda di questo potente ed innovativo strumento.
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Qualche informazione in più... La Firma Digitale è l'equivalente elettronico di una tradizionale firma autografa apposta su carta, e il documento in formato elettronico così sottoscritto assume piena efficacia probatoria. La Firma Digitale è quindi associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che ne attestano con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. L'elemento di rilievo del sistema Firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che gli Enti certificatori, rilasciano al titolare di una smart card. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge (al suo interno sono conservate informazioni che riguardano l'identità del titolare, la propria chiave pubblica, il periodo di validità del certificato stesso oltre ai dati dell'Ente certificatore). |
1 Fonte: NetConsulting – Infocamere. Dati calcolati sul costo medio di ricerca di un documento archiviato erroneamente.
2 La conservazione sostitutiva è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
